A faturação eletrónica representa o futuro da gestão financeira das empresas portuguesas, combinando eficiência, segurança e conformidade fiscal num único sistema.

Com 2025 a marcar a universalização desta obrigatoriedade, torna-se essencial compreender os seus conceitos fundamentais e preparar-se adequadamente para esta transição digital.

O que é uma fatura eletrónica?

A fatura eletrónica não é simplesmente uma versão digitalizada de uma fatura em papel. Este é um dos maiores equívocos entre empresários que estão a iniciar este processo.

Uma verdadeira fatura eletrónica é um documento digital estruturado, emitido, transmitido e recebido num formato eletrónico específico que permite o seu processamento automático. Para ser considerada uma fatura eletrónica oficial, o documento deve cumprir requisitos técnicos e legais precisos.

A característica mais distintiva é a sua estruturação em formato de dados (XML, UBL, etc.) que permite a sua leitura por sistemas informáticos sem intervenção humana. Para ser válida fiscalmente em Portugal, deve conter todos os elementos exigidos pelo Código do IVA, além de incluir uma assinatura eletrónica avançada.

Vantagens da faturação eletrónica

A fatura eletrónica transforma os processos administrativos eliminando a inserção manual de dados, o que pode reduzir o tempo de processamento em até 80%. Economicamente, considerando todas as despesas do processo tradicional como papel, impressão e mão-de-obra, a poupança pode variar entre 60% a 80% por fatura.

Adicionalmente, muitas empresas reportam uma redução no tempo médio de recebimento de 10 a 15 dias após implementarem este sistema, melhorando significativamente o fluxo de caixa.

Segurança e sustentabilidade

O uso de assinaturas digitais e protocolos de transmissão seguros garante a autenticidade e integridade dos documentos, reduzindo significativamente o risco de fraude. A rastreabilidade completa facilita auditorias e verificações de conformidade.

No aspeto ambiental, a redução do consumo de papel, tinta e outros recursos utilizados na faturação tradicional representa uma contribuição importante para a sustentabilidade, permitindo às empresas reduzirem a sua pegada ecológica.

Fatura eletrónica em 2025

O ano de 2025 marca um ponto de viragem no panorama da faturação eletrónica em Portugal. A mudança mais impactante é a expansão da obrigatoriedade para todas as transações B2B (Business to Business).

De acordo com o calendário estabelecido pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), até janeiro de 2025, todas as empresas portuguesas, independentemente da sua dimensão, deverão estar preparadas para emitir e receber faturas em formato eletrónico estruturado.

Para as pequenas e médias empresas (PMEs), este prazo implica um período de adaptação potencialmente desafiante. Reconhecendo estes desafios, o governo português prevê medidas de apoio específicas, incluindo programas de financiamento para a transição digital.

Outra alteração significativa relaciona-se com a obrigatoriedade de utilização de software certificado pela AT, com critérios reforçados para garantir que todos os programas suportem os formatos obrigatórios, integrem capacidades de assinatura digital avançada e implementem medidas robustas de segurança.

Elementos de segurança essenciais

A segurança e integridade dos documentos fiscais são pilares fundamentais do sistema de fatura eletrónica. Para garantir a autenticidade das faturas e combater eficazmente a fraude fiscal, Portugal implementou um conjunto de elementos de segurança obrigatórios que formam uma poderosa cadeia de proteção.

Conheça os três componentes essenciais que asseguram a fiabilidade do ecossistema de faturação eletrónica nacional.

ATCUD: rastreabilidade completa

O ATCUD (Código de Documento Único) é um identificador alfanumérico único atribuído a cada documento fiscal.

Composto por uma série validada pela AT e um número sequencial, este código permite a rastreabilidade completa de cada fatura, facilitando a verificação da sua autenticidade e dificultando a utilização de faturas falsas.

Código QR: verificação instantânea

O código QR bidimensional contém informações críticas do documento em formato encriptado, incluindo identificação do emissor, número da fatura, valor total e taxas de IVA aplicadas.

A grande vantagem é permitir a verificação rápida da autenticidade por qualquer pessoa, utilizando simplesmente a aplicação e-fatura da AT num smartphone.

Assinatura eletrónica qualificada

A assinatura eletrónica qualificada constitui outro elemento fundamental na cadeia de segurança da fatura eletrónica. Esta assinatura, reconhecida juridicamente em toda a União Europeia, garante três aspetos cruciais: a identidade inequívoca do emissor, a integridade do conteúdo do documento e a não-repudiação da autoria.

Em Portugal, as assinaturas eletrónicas qualificadas são emitidas por entidades certificadoras reconhecidas, como a DigitalSign e a MULTICERT, que verificam rigorosamente a identidade dos requerentes antes de emitirem certificados digitais. Este processo cria um nível adicional de confiança no ecossistema da faturação eletrónica.

A partir de 2025, a inclusão destes três elementos de segurança será absolutamente obrigatória em todas as faturas, independentemente do seu formato ou destinatário, criando um ecossistema fiscal mais transparente e seguro.

Como escolher o software da fatura eletrónica?

A escolha do software adequado é uma decisão estratégica. Os critérios fundamentais a considerar incluem:

• Certificação pela AT: verifique se o software está na Lista de Programas Certificados no Portal das Finanças.
• Suporte aos formatos exigidos: confirme que o programa suporta os formatos UBL 2.1 “CIUS-PT” e CEFACT “CIUS-PT”.
• Capacidade de assinatura digital: o software deve permitir assinar digitalmente as faturas, garantindo autenticidade e integridade.
• Integrações: verifique a compatibilidade com o seu sistema de contabilidade, plataformas de comércio eletrónico e sistemas bancários.
• Usabilidade e suporte: um software com interface intuitiva e bom suporte técnico facilitará a implementação.

Desafios da implementação

Apesar dos benefícios, a implementação da fatura eletrónica apresenta desafios:

• Investimento inicial: os custos de software, possíveis melhorias de infraestrutura e formação podem ser significativos para pequenas empresas.
• Adaptação de processos: a transição requer reorganização de fluxos de trabalho e responsabilidades.
• Questões técnicas: podem surgir incompatibilidades entre sistemas e dificuldades de integração.
• Resistência à mudança: colaboradores habituados a processos manuais podem sentir-se desconfortáveis com a nova tecnologia.

A fatura eletrónica não representa apenas uma nova obrigação legal, mas uma verdadeira transformação na gestão financeira e fiscal das empresas portuguesas. Os benefícios são significativos: maior eficiência, redução de custos, pagamentos mais rápidos e segurança reforçada.

Com a universalização da obrigatoriedade prevista para 2025, Portugal dá um passo decisivo na modernização da sua economia. Apesar dos desafios iniciais, a transição bem planeada promete vantagens duradouras.

As empresas que se prepararem proativamente não estarão apenas a cumprir uma obrigação, mas a posicionar-se vantajosamente num ecossistema empresarial cada vez mais digital, eficiente e interconectado.