As ajudas de custo são um elemento crucial nas relações laborais em Portugal, representando um benefício importante tanto para trabalhadores como para empresas.

Neste guia, vamos explorar o essencial que precisas de saber sobre este tema, desde a sua definição até às implicações fiscais, passando pelos valores atualizados para 2025.

O que são ajudas de custo?

As ajudas de custo são compensações financeiras pagas aos trabalhadores para cobrir despesas adicionais resultantes de deslocações em serviço. Estas são concebidas para compensar o trabalhador por gastos extraordinários com alimentação, transporte e alojamento quando está a trabalhar fora do seu local habitual.

Estas ajudas não são consideradas como parte do salário, mas sim como uma compensação pelas despesas incorridas pelo trabalhador durante o exercício das suas funções fora do local habitual de trabalho. É importante distinguir as ajudas de custo do subsídio de refeição, que é um benefício separado.

Têm direito a ajudas de custo os trabalhadores que, por motivos de serviço, necessitam de se deslocar para fora do seu local habitual de trabalho. Isto aplica-se tanto aos trabalhadores do setor público como do setor privado.

Legislação e regulamentação

No setor público, as ajudas de custo são reguladas principalmente pelo Decreto-Lei n.º 106/98, de 24 de abril, que estabelece o regime jurídico do abono de ajudas de custo e transporte ao pessoal da administração pública.

Já no setor privado, existe maior flexibilidade na definição dos valores e condições das ajudas de custo, desde que sejam respeitados os limites fiscais estabelecidos anualmente. As empresas podem estabelecer os seus próprios regimes através de acordos coletivos de trabalho, contratos individuais ou políticas internas.

Princípios fundamentais da legislação

O Decreto-Lei n.º 106/98 define conceitos importantes como “domicílio necessário” (o local onde o funcionário exerce habitualmente as suas funções) e estabelece condições específicas para o direito a ajudas de custo.

Este decreto serve frequentemente como referência para a elaboração de políticas internas no setor privado, adaptando os seus princípios às realidades específicas de cada organização.

Como calcular ajudas de custo

Para calcular corretamente as ajudas de custo, é necessário considerar:

1. Duração da deslocação: determina a percentagem da ajuda de custo diária a que o trabalhador tem direito. Deslocações entre 3 a 6 horas geralmente dão direito a 25% do valor diário, enquanto períodos superiores a 6 horas podem corresponder a 50% ou 100%.
2. Destino da deslocação: os valores variam significativamente conforme o destino seja em território nacional ou no estrangeiro.
3. Tipo de despesas cobertas: é fundamental clarificar quais as despesas que serão cobertas pelas ajudas de custo e quais serão reembolsadas separadamente.

Valores de referência em 2025

Os montantes atribuídos a título de ajudas de custo são revistos periodicamente para acompanhar as alterações no custo de vida.

Em 2025, foi publicada a nova tabela de valores que serve como referência para o cálculo destas compensações, tanto no setor público como no privado. Conhecer estes valores é essencial para garantir a correta aplicação deste benefício.

Transporte

Quando se utiliza viatura própria, existe um valor por quilómetro que compensa os custos de combustível e manutenção. Este valor foi ajustado em 2025 para refletir o aumento dos custos associados.

Para transportes públicos, geralmente é reembolsado o valor efetivo mediante apresentação de comprovativos. Isto inclui bilhetes de comboio, autocarro, metro e outros meios de transporte público.

Alojamento e alimentação

O alojamento representa frequentemente a maior fatia dos custos de deslocação. No setor público existem limites máximos definidos, enquanto no setor privado as empresas têm maior flexibilidade.

As despesas com alimentação são geralmente incluídas nas ajudas de custo diárias, com valores específicos para diferentes períodos de deslocação e destinos. Estes valores foram atualizados em 2025 para refletir o aumento do custo de vida.

Ajudas de custo e impostos

Um dos aspetos mais importantes a considerar relativamente às ajudas de custo são as suas implicações fiscais. O tratamento fiscal destes valores tem consequências significativas tanto para os trabalhadores como para as empresas, tornando fundamental compreender os limites de isenção e as obrigações declarativas associadas.

Como pedir ajudas de custo na empresa

Um processo típico para solicitar ajudas de custo inclui:

1. Planeamento e autorização prévia: obter autorização do superior hierárquico antes da deslocação.
2. Documentação: durante a deslocação, guardar todos os comprovativos relevantes.
3. Preenchimento do mapa de itinerário: registar todas as informações necessárias após a deslocação.
4. Aprovação: submeter o processo ao superior hierárquico e depois ao departamento financeiro.

A documentação adequada é essencial e deve incluir faturas de alojamento, bilhetes de transportes, recibos de portagens e outros comprovativos relevantes.

Compreender corretamente as regras e procedimentos relacionados com as ajudas de custo é essencial para garantir a conformidade legal e fiscal. Em 2025, com os novos valores e ajustamentos regulamentares, é mais importante do que nunca estar atualizado sobre este tema.

Tanto trabalhadores como empregadores devem manter-se informados sobre as atualizações legislativas e fiscais, consultando regularmente fontes oficiais como a Autoridade Tributária.

A transparência, a documentação adequada e o cumprimento rigoroso das regras são os melhores aliados para uma gestão eficaz das ajudas de custo.